Kansenspotter
Verbeter de wereld, begin bij jezelf: zo werk je aan interne processen
Bij Hello New Day werken we aan Elke Dag Beter. Niet alleen voor klanten, maar ook voor onszelf. Toch schoot dat laatste er weleens bij in. Zeker als we het druk hadden met projecten voor klanten. Herkenbaar? In dit blog lees je waarom het belangrijk is om te werken aan je bedrijf en hoe we dat bij Hello New Day nu structureel doen.
Het is een scenario dat iedereen met een eigen bedrijf herkent: je wilt wel aan je bedrijf werken, maar het werk voor klanten gaat nu eenmaal voor. Voor je het weet, ben je een jaar verder. En doe je eigenlijk nog steeds hetzelfde als het jaar ervoor. Die plannen om je bedrijf te verbeteren? Daar heb je geen tijd voor gehad. Maar het cliché is waar: stilstand is achteruitgang.
En dus is het belangrijk om, ondanks deze drukte, toch tijd vrij te maken om je eigen bedrijf te verbeteren. Zodat je efficiënter kunt werken. Processen kunt optimaliseren. En de kwaliteit van je diensten of producten kunt verbeteren. Want wat als niemand had geluisterd naar de uitvinder van het wiel? Dan werkten we ons nu nog steeds in het zweet met vierkante blokken. De tijd die je bespaart door even stil te staan, verdien je later dubbel en dwars terug.
Consistente aanpak
Hoe neem je dan die tijd om stil te staan? Dat begint met het maken van een plan. Bij Hello New Day hebben we een grote backlog waar alle ideeën op staan die we willen doorvoeren. Elk kwartaal komen we bij elkaar en kiest iedereen een paar ideeën uit waar diegene mee aan de slag wil. Na drie maanden zitten we weer bij elkaar en vertellen we wat we hebben gedaan, wat er is afgerond en waar we de komende tijd mee aan de slag gaan.
Door op deze manier te werken, zijn al onze mensen betrokken bij het verbeteren van ons bedrijf. En we hebben een stok achter de deur om aan verbeterpunten te werken. Bovendien kies je vooraf hoeveel punten je aan kunt pakken, afhankelijk van je agenda de komende maanden. Heb je het druk? Dan werk je aan een paar quick wins. Staat je agenda minder vol met klantprojecten? Dan pak je eigen projecten op waar meer tijd voor nodig is.
Prikkel om te verbeteren
Hoewel verbeteren natuurlijk altijd kan, merken we dat echte verbetering vaak komt als gevolg van een knelpunt dat ontstaat. Bijvoorbeeld als je je ergert aan hetzelfde simpele klusje elke dag weer een half uur kost. Of als er onverwacht iemand uitvalt en je erachter komt dat projecten niet zo makkelijk over te dragen zijn als gedacht. Of dat je bedrijf groeit en er andere behoeften zijn onder werknemers dan toen je nog met een klein clubje was.
Al deze situaties kun je als mogelijk verbeterpunt op je backlog zetten. Bij voorgaande voorbeelden kan die er als volgt uitzien:
- Updaten contactenlijst automatiseren
- Processtappen uitzoeken en vastleggen
- Plan maken voor onboarding nieuwe medewerkers
Hierbij is het eerste verbeterpunt relatief makkelijk en waarschijnlijk in een dagdeel te realiseren. Punt twee en drie kosten daarentegen meer tijd. Deze zijn voor iemand die in dat kwartaal meer ruimte heeft.
Valkuilen en tips
Misschien heb je deze plannen zelf al meerdere keren gemaakt, maar kwam er alsnog niets van terecht. Hieronder delen we de valkuilen voor het werken aan je bedrijf en onze tips om hiermee om te gaan.
Valkuil 1: je maakt geen tijd
Je klanten gaan altijd voor. En voor je het weet staat je hele agenda vol met projecten die alles te maken hebben met je klanten en weinig met jezelf. Hoe voorkom je dit?
De beste tip is om er simpelweg tijd voor te reserveren. Vergelijk het met geld sparen: als je aan het einde van de maand wegzet wat er over is, blijft er niets over. Terwijl als je aan het begin van de maand wegzet wat je wilt sparen, je dit geld zelden hoeft terug te boeken.
Zo werkt het ook met agenda: plan vooraf tijd in om aan je eigen projecten te werken. Bijvoorbeeld elke donderdagochtend van 08.30 tot 10.30 uur. Plan daar je afspraken omheen. Natuurlijk mag je daar weleens van afwijken – je haalt ook geld van je spaarrekening voor een dure aankoop of vakantie – maar in de basis is dat je afspraak met jezelf.
Valkuil 2: je hebt geen visie
Als je aan de slag gaat met verbeteren, is de kans groot dat je inspiratie haalt uit wat je klanten van je vragen. Maar: dat is ook een risico. De ene klant wil namelijk iets heel anders van je dan de ander. Betrek je je verbeteringen te veel op een specifieke vraag, dan kan uiteindelijk blijken dat je er niets aan hebt gehad.
Het bepalen van je verbeterpunten doe je daarom altijd vanuit je eigen visie. Wat wil je voor de toekomst bereiken? En hoe gaat dit idee je daarbij helpen? Kun je daar geen antwoord op geven, dan laat je het punt nog even staan voor de volgende keer. Staat het er over een jaar nog? Dan past het waarschijnlijk niet bij je, en kun je het met een gerust hart verwijderen.
Valkuil 3: je werkt alleen
Ben je eigenaar van een bedrijf, dan voelt het misschien alsof het verbeteren ervan jouw verantwoordelijkheid is. Maar als je bedrijf gaat groeien, kun je niet in je eentje alle verbeteringen op je nemen. Sterker nog: het is juist beter om het hele team mee te nemen.
Je kunt samen namelijk niet alleen meer verbeteringen doorvoeren, het meenemen van het team zorgt er ook voor dat iedereen zich meer betrokken voelt bij het succes. En je werkt vanuit verschillende perspectieven, waardoor de verbeteringen die je doorvoert waarschijnlijk van betere kwaliteit zijn.
Aan de slag
Wil je zelf het werken aan je bedrijf serieus gaan oppakken? Begin dan met het maken van een takenlijst of backlog. Plan een vast moment om de taken te verdelen en evalueren en geef iedereen tijd om ruimte in de agenda te reserveren. Vervolgens kun je aan de slag met de eerste verbeteringen.
Begin bij de dingen waar je meteen efficiënter door kunt gaan werken. Bijvoorbeeld het automatiseren van een simpele taak, het opstellen van een vast format voor offertes of het maken van een template voor presentaties. Hiermee ga je namelijk meteen tijd besparen, die je vervolgens kunt inzetten om grotere verbeteringen door te voeren.
Daarna is het een kwestie van structureel werken aan verbetering. En vooral volhouden. Het is heel makkelijk om een taak die niet voor een klant is voor je uit te schuiven. Maar door prioriteiten te stellen en jezelf een deadline te geven, lukt het toch. Daar is niet alleen je bedrijf bij gebaat, maar uiteindelijk ook je klanten.
Wil je meer weten over het structureel werken aan Elke Dag Beter? Wij denken graag met je mee. Neem contact op met Thijs via thijs@hellonewday.nl of 06 – 28 85 22 97.
