Het innovatiewoordenboek
Wat we kunnen leren van spreeuwen in innovatie: synchroniciteit
Wie weleens een zwerm spreeuwen heeft zien vliegen, heeft zich ongetwijfeld afgevraagd: hoe kan het dat deze vogels niet botsen? Met soms duizenden tegelijk vliegen ze rond in de ingewikkeldste vormen. Toch gaat het nooit mis. Dat heeft alles te maken met synchroniciteit. Wat dat is én waarom dit relevant is voor open innovatie, lees je in dit blog.
De reden waarom spreeuwen zo gestroomlijnd naast elkaar kunnen vliegen, is omdat ze allemaal even snel gaan: 36 kilometer per uur. Het aanhouden van dezelfde snelheid voorkomt botsingen. Daarnaast houden spreeuwen altijd zeven buurvogels in de gaten. Verandert één van de buren van koers, dan gaat de rest automatisch mee. Zo kunnen ze met duizenden tegelijk vliegen zonder ongelukken.
Synchroon lopen
Spreeuwen zijn een mooi voorbeeld van synchroniciteit in de natuur. Maar wat heeft dat dan te maken met het werk wat we als mensen doen? Nou, de overeenkomst is dat ook in de ‘mensenwereld’ het essentieel is om synchroon te lopen met de mensen en dingen om je heen. Dat kunnen je collega’s zijn, maar ook projectpartners, andere organisaties en zelfs de maatschappij als geheel.
Bedenk maar eens wat er gebeurt als je niet synchroon loopt. Je kunt geen afspraken maken, omdat iedereen met verschillende deadlines werkt. Je kunt geen kennis delen, omdat de een al veel verder is dan de ander. En ook belangen liggen te ver uit elkaar, waardoor de samenwerking nooit optimaal verloopt. In plaats van een prachtig schouwspel kijk je naar frustraties, vertragingen en budgetoverschrijdingen.
Los verbonden
Synchroniciteit is dus belangrijk als je samenwerkt met anderen. Soms ontstaat het vanzelf, omdat je bijvoorbeeld werkt bij dezelfde organisatie (al is dat geen garantie). Maar niet alle soorten samenwerkingen zijn zo strak omlijnd. Vooral in open innovatie werken partners samen die buiten het project zelfstandig zijn. Vaak zitten ze zelfs in een hele andere sector, waardoor de overlap beperkt is.
Een fieldlab is bijvoorbeeld een vorm waarin dit gebeurt. De verschillende samenwerkingsprojecten, zoals proeftuinen, zijn dan vaak ‘loosely coupled’. Hierbij hebben verschillende projecten of proeftuinen vaak wel hetzelfde of een vergelijkbaar doel, maar werken ze in hun eigen project met een eigen budget en een eigen doelstelling. Daardoor is synchroniciteit niet vanzelfsprekend.
Sterker nog: de kans is groot dat je van nature niet synchroon loopt. Je bent immers slechts los met elkaar verbonden. Dit maakt dat kennis delen en dus leren van én met elkaar ingewikkelder is. En laat dat nou juist één van de hoofddoelen van bijvoorbeeld fieldlabs en zogeheten ‘innovatie ecosystemen’ zijn. Juist in deze ‘losse’ samenwerkingsvormen is het daarom belangrijk om in dezelfde cadans te gaan lopen.
Samen sprinten
Hoe doe je dat dan, in hetzelfde ritme komen? Net als bij spreeuwen is het belangrijk dat je hetzelfde tempo aanhoudt. Een goede en beproefde methode om dit te doen, is via Scrum. Deze projectmanagementmethode is uitermate geschikt voor ‘loosely coupled’-projecten. Je werkt dan namelijk in sprints van een aantal weken of maanden aan het bereiken van een doel. Aan het einde van de sprint kom je samen om je uitkomsten en lessen te delen. Inhoudelijk kunnen de sprints van elkaar verschillen. Maar doordat ze relatief kort zijn, wordt het mogelijk om start- en eindpunt over meerdere projecten heen te synchroniseren.
De projectmanager of procesbegeleider speelt hierin een centrale rol. Zie hem of haar als de dirigent van een orkest. De dirigent geeft het ritme aan en zorgt voor een technisch goede uitvoering van de muziek. De projectmanager geeft de planning aan en zorgt dat belangen van de verschillende partijen binnen een project op elkaar zijn afgestemd én dat de projecten onderling op elkaar zijn afgestemd. Zo zorgt hij voor een goede cadans, zowel binnen het project als over projecten heen.
Uit de maat
Wat gebeurt er dan als je niet synchroon loopt? In dat geval zul je zien dat je doorlooptijd langer wordt, omdat je elkaar ophoudt. Gezamenlijke bijeenkomsten worden ‘moetjes’ omdat niet iedereen iets concreets te vertellen heeft. De balans tussen halen en brengen raakt verstoord.
Deze synchroniciteit speelt tussen ‘loosely coupled’ projecten onderling, maar eigenlijk ook binnen de projectteams zelf. Bij open innovatie projecten werken mensen vanuit meerdere organisaties met elkaar samen. Als interne bedrijfsbelangen en projectdoelstellingen niet continu synchroon met elkaar blijven lopen, gaat het onherroepelijk een keer mis. En hoewel dit niet wetenschappelijk bewezen is, durven we zelfs te stellen dat het ontbreken van synchroniciteit tussen project en achterliggende belangen één van de grootste voorspellers van budgetoverschrijdingen en andere tegenvallende projectresultaten is.
Wat wél wetenschappelijk bewezen is, is dat synchroniciteit – of de wetenschappelijke term entrainment – één van de draaiknoppen is die een rol spelen bij het succes van open innovatie projecten. Het is namelijk één van de 15 draaiknoppen die in onderzoek samen met (o.a.) TU/e zijn gedefinieerd. Welke de andere zijn? Dat lees je hier. Entrainment is een belangrijk fundament voor het succes van een open innovatie.
Tips voor synchroniciteit
Nu je de belangen van synchroniciteit kent, rijst de vraag: hoe zet je die draaiknop dan de goede kant op? Daarvoor geven we 3 tips:
Tip 1: Bespreek je belangen
Bij open innovatie hebben deelnemende partijen soms andere belangen. Dat is niet erg. Belangen kunnen namelijk prima naast elkaar bestaan. Deel open met elkaar waarom je meedoet aan een project en welk voordeel je wilt behalen, zodat de anderen hier rekening mee kunnen houden. Blijf dit ook periodiek herhalen, want de wereld om een project heen staat niet stil. Zo blijf je in dezelfde cadans, zelfs als je een ander belang hebt.
Tip 2: Richt processen synchroon in
Zijn de belangen duidelijk, dan is het tijd om de agenda’s op elkaar af te stemmen. Niet alleen binnen het project zelf, maar ook met andere ‘loosely coupled’ projecten. Dit doe je bijvoorbeeld door te werken in sprints en deze qua timing gelijk te laten lopen. Tijdens elke sprint staat bij elk project één onderzoeksvraag centraal.
De grootte of zwaarte van de onderzoeksvraag is mede afhankelijk van de tijd die je beschikbaar hebt voor het beantwoorden ervan. Deze ambitie aanpassen aan de beschikbare tijd is een belangrijke factor voor het handhaven van de beoogde synchroniciteit. Na afloop deel je de resultaten binnen het project én met andere projecten en neem je je lessen mee naar de volgende sprint.
Tip 3: Plan je momenten gestructureerd
Het prettige aan sprints is dat je deadlines afgebakend zijn. Plan voor je begint met een nieuwe sprint, alvast je koffiemomenten, halen-en-brengensessies en meetings in, zodat iedereen duidelijk heeft wat de cadans is van het eigen project én andere projecten. Door dit vooraf strak te plannen, vergroot je de kans dat iedereen in het ritme blijft lopen. En dus dat de synchroniciteit blijft bestaan.
Was jij al bewust van synchroniciteit als draaiknop in open innovatie? Wij zijn benieuwd! Wil je meer weten over dit onderwerp of over het TAMOPIN-onderzoek? Neem contact op met Ruben Ogink via ruben@hellonewday.nl of bel met 06-41490456.
