Ja, maar hoe dan?! –
Veelgemaakte fouten in de communicatie met stakeholders (+ zo vermijd je ze) –
Stakeholders kunnen je project maken of breken. Heb je de steun van een belangrijke stakeholder? Dan vergroot je de kans op succes enorm. Ben je juist een invloedrijke stakeholder vergeten mee te nemen in je plannen, dan kan het zomaar zijn dat je idee in de prullenbak belandt. In dit blog lees je over veelgemaakte fouten in de communicatie met stakeholders, en hoe jij ze voorkomt.
Fout 1: je kent je stakeholders niet
Sommige stakeholders zijn duidelijk. Bijvoorbeeld je klanten, leveranciers of het management. Maar niet alle mensen die belang hebben bij je project, zijn meteen duidelijk in beeld. Zo kan een ambtenaar van de gemeente weliswaar niet direct betrokken zijn bij je innovatie, maar heb je wel diens toestemming nodig om je plannen uit te voeren.
Je eerste stap in de communicatie met stakeholders is daarom om ze goed in kaart te brengen. Dat doe je door een stakeholderanalyse uit te voeren. In zo’n analyse schrijf je op wie je mogelijke stakeholders zijn, hoeveel interesse ze hebben in je project en wat hun invloed is. Je kunt stakeholders vermelden als individu (Kees van accounting) of groep (bewoners van straat X).
Hoe je een stakeholderanalyse uitvoert, lees je in dit blog.
Fout 2: je schat de invloed van je stakeholders niet goed in
Nu je het speelveld in beeld hebt, is het tijd om een plan van aanpak te maken. Hoe ga je elke stakeholder benaderen? Belangrijk hierbij is dat je per type stakeholder de juiste aanpak kiest. Zo is het voor een stakeholder die weinig invloed en weinig interesse heeft, genoeg om af en toe een nieuwsbrief te sturen. Een stakeholder met veel invloed en veel interesse, wil je juist regelmatig persoonlijk spreken.
In het inschatten van de invloed gaat het regelmatig fout. Een voorbeeld: je bent bezig met het aanleggen van waterdoorlatende bestrating bij je appartementencomplex. Je plannen zijn goedgekeurd door de gemeente, bewoners zijn enthousiast en de aanleg kan bijna beginnen. Tot de eigenaar van één van de garageboxen een stokje voor je plannen steekt. Ook die is lid van de Vereniging van Eigenaren. En zonder toestemming van alle VvE-leden, gaat het hele plan niet door.
Ook de andere kant op, kan het verkeerd inschatten van invloed fataal zijn voor je plannen. Bijvoorbeeld als je dacht de steun te hebben van de gemeente, maar de ambtenaar met wie je contact had feitelijk geen zeggenschap heeft. Of als alle collega’s uit je team je plannen steunen, maar de CFO geen budget toekent.
Zorg er dus voor dat je goed weet welke stakeholders invloed hebben, en stem daar je communicatie op af.
Fout 3: je weet niet welke pains en gains je stakeholders hebben
Waar liggen jouw stakeholders wakker van? Wanneer trekken ze de champagne open? Dat zijn hun pains en gains. Soms komen die pains en gains niet exact overeen met de pains en gains die jij oplost. Als dat zo is, kan het nuttig zijn om extra stakeholders te vinden, die wél de ‘juiste’ pains en gains ervaren. We geven weer een voorbeeld.
Stel dat een bedrijventerrein op zoek is naar manieren om de netcongestieproblemen op te lossen. Jij hebt een oplossing die daarbij helpt, én die het mogelijk maakt om niet te hoeven wachten op de aansluiting van de netbeheerder. Maar: jouw innovatie is wel duurder dan die van de concurrent, die zich puur focust op het oplossen van het probleem voor de meterkast.
Hoe zorg je ervoor dat de partijen op het bedrijventerrein toch voor jouw oplossing kiezen? Bijvoorbeeld door niet alleen het parkmanagement te betrekken, maar ook de individuele bedrijven. Zij hebben allemaal hun eigen individuele belangen. Hoe meer je daaraan kunt voldoen, hoe groter de kans is dat ze voor snelheid gaan en bereid zijn om iets meer uit te geven.
Fout 4: je vraagt niet om hulp
Los je graag zoveel mogelijk zelf op? Dan ben je niet de enige. Toch kan het in je communicatie met stakeholders zinvol zijn om vaker om hulp te vragen. Een hulpvraag is namelijk een goede manier om iemand te betrekken bij je project. Deze betrokkenheid zorgt ervoor dat je een band creëert met de oplossing waar je aan meewerkt.
Zo snijdt het mes aan twee kanten: je krijgt hulp bij het oplossen van je probleem, én je stakeholders voelen zich meer betrokken bij je project. Daardoor zijn ze ook gemotiveerder om het project te helpen slagen. Dit staat ook bekend als het Ikea-effect: net zoals je trotser bent op een kast die je eigenhandig in elkaar hebt geschroefd, ben je ook trotser op een project waar je aan hebt bijgedragen.
Fout 5: je luistert niet naar de input van stakeholders
Heb je eenmaal om hulp gevraagd, dan is het belangrijk om te laten zien dat je wat met de input van je stakeholders doet. Doe je dat namelijk niet, dan krijgen ze het gevoel dat hun mening voor jou geen waarde heeft. En haken ze op den duur af.
Hoe laat je zien dat je wat met de input doet? De eerste stap is om alleen om hulp te vragen op punten waar je ook echt iets mee kan doen. Als voorbeeld nemen we de gemeente die inwoners inspraak geeft bij de herinrichting van een plein. De gemeente wil hier een bepaalde hoeveelheid groen aanbrengen. Als omwonenden tijdens de inspraakavond aangeven meer parkeerplaatsen te willen, kunnen ze deze wens niet realiseren.
Vragen ze in plaats daarvan wat voor type groen de voorkeur heeft, dan kunnen omwonenden aangeven liever bomen te zien dan gras. Of liever kleine stroken groen dan één groot stuk. Door op deze manier de hulpvraag te kaderen én vervolgens de input te gebruiken, krijgt de gemeente hun stakeholders makkelijker mee dan als ze een vraag stellen waarvan ze het antwoord toch niet gaan realiseren.
Communicatie met stakeholders is extreem belangrijk
Stakeholders kunnen je goede idee maken of breken. Dat maakt het in kaart brengen van en communiceren met hen extreem belangrijk voor het uiteindelijke succes van je product of dienst.
Hello New Day geeft regelmatig sessies waarin je leert om je stakeholders te analyseren. Wil je hier meer over weten? Neem contact op met Johan Treur via johan@hellonewday.nl of 06-55758973.
