Kansenspotter

Zet lessen uit pilots om in kennisproducten

Wil je iets nieuws uittesten als bedrijf? Dan start je een pilot. Een groep medewerkers gaat aan de slag met je vraagstuk. Na afloop van de pilot hebben zij van alles geleerd. Maar wat gebeurt er met de opgedane kennis? Ondanks successen zien we vaak dat die een enkeltje archiefkast krijgt.

In dit blog spot Thijs kansen om lessen uit pilots om te zetten in kennis voor de hele organisatie.

In het kort

De kans: breng kennis uit pilots over op de hele organisatie
Het initiatief: ontwikkel kennisproducten op basis van geleerde lessen
De partijen: bedrijfsleven, onderwijs en overheidsinstellingen
De behoefte: vind eenvoudige manieren om lessen effectief over te brengen

Om te ontdekken waarom kennis uit pilots vaak in de pilots blijft en niet de organisatie in stroomt, zetten we een stap terug. Want wie zijn eigenlijk de mensen die aan pilots meedoen? Als je kijkt naar de diffusion of innovation, zijn dat de innovators. Dit type mensen krijgt energie van vooroplopen. Ze hadden als eerst de nieuwe iPhone, gebruiken als eerst ChatGPT en zijn ook in je organisatie de kudde vooruit.

Hun enthousiasme springt makkelijk over op de early adopters. Zij houden van nieuwe dingen, maar kijken liever eerst af bij een ander wat het precies inhoudt. Ze staan open om nieuwe dingen te proberen, maar dan liefst pas als de kinderziektes eruit zijn. Er is weinig nodig om deze groep te overtuigen van het nut van een innovatie.

Dan volgt de main majority. Zij hebben een afwachtende houding, een ‘eerst maar eens zien of het iets wordt’-instelling. Om hen te overtuigen, heb je andere argumenten nodig. Over de toegevoegde waarde van je innovatie bijvoorbeeld, of over de tijd die je ermee bespaart. Misschien staan ze niet voorop als je iets nieuws introduceert, maar met een beetje overtuigingskracht krijg je ze wel mee over de streep.

Tot slot volgen de laggards. Nou ja, volgen… Zij blijven liever bij het oude. Waarom mailen als je ook kunt faxen? Wie heeft er nu Spotify nodig, als je gewoon een lp kunt draaien? Hun favoriete exemplaar is van wijlen Ramses Shaffy, met de single: ‘Laat me. Ik heb het altijd zo gedaan.’ De laggards krijg je (bijna) niet mee. Zaak bij hen is vooral om te voorkomen dat ze hun passieve instelling overbrengen op de rest.

Kennis in organisatie brengen

Tijd om weer een stap vooruit te zetten. Want hoe verhoudt zich dit tot de kennis uit pilots? Dat laat zich raden: de innovators zijn degenen die de lessen leren. De early adopters luisteren geïnteresseerd. De main majority heeft er nog weinig aandacht voor, en de laggards? Die zetten hun noise cancelling koptelefoon op. Als ze die hebben althans.

Tussen de early adopters en de main majority zit een kloof, in de literatuur ook wel bekend als chasm. Doe je weinig of niets aan kennisdeling, dan vallen de lessen uit je pilot in deze kloof. Vertrekken de mensen uit de pilot naar een andere organisatie? Dan nemen ze hun kennis met zich mee. Terwijl die kennis juist heel waardevol is. Voor toekomstige pilots, maar zeker wanneer je de resultaten breder wilt gaan doorvoeren.

Hoe zorg je ervoor dat je die lessen wél goed benut?

Lessen worden kennisproducten

Om ervoor te zorgen dat geleerde lessen landen in de organisatie, zet je ze om in kennisproducten. Deze kunnen overal over gaan: hoe je optimaal samenwerkt, wat de beste manier is om met een nieuwe innovatie om te gaan of hoe je bepaalde data interpreteert om er voor jou het maximale uit te halen. Einddoel is dat iedereen in je bedrijf, met behulp van het kennisproduct, zelf aan de slag kan met de stof.

Wat is een kennisproduct precies, vraag je je af? Zie het als een Knorr Wereldgerecht. Om lekkere lasagne te maken, hoef je alleen maar de aanwijzingen op de verpakking te volgen. Je koopt ingrediënten, gooit ze in de pan, voegt de kruiden toe en zet het in de oven. Met het juiste stappenplan kan iedereen zo een gerecht op tafel toveren.

Het is echter geen kant-en-klaarmaaltijd: je moet zelf actie ondernemen om je maag te vullen. En de verpakking kan niet alles voorkauwen. Het is aan jou als (amateur)kok om te bepalen of middelhoog vuur op je inductiekookplaat een 5, 6 of 7 is. Of dat voor jouw oven misschien geldt dat een gerecht altijd 5 minuten langer nodig heeft dan op de verpakking staat.

Dit geldt ook voor kennisproducten: ze kunnen lessen overdragen en de route uitstippelen, maar uiteindelijk moeten de mensen in je organisatie zelf aan de slag om hun ideale werkwijze met de nieuwe kennis te vinden. Je kunt alles uitleggen over data, maar zoals Johan Cruijff zei: ‘je gaat het pas zien, als je het doorhebt.’ En dat gebeurt alleen door het zelf te ervaren.

Waar liggen de kansen voor jouw organisatie? Thijs geeft tips:

Pak deze kans

#1 Pak door na pilots

Dat je een pilot afrondt, wil niet zeggen dat die echt afgelopen is. Wees je ervan bewust dat de mensen in je pilot kennis op hebben gedaan, en ga met hen in gesprek om hun lessen in kaart te brengen.

#2 Houd rekening met alle typen mensen

Waar de chef-kok Knorr vervloekt, is een Wereldgerecht voor de gemakszoeker nog te veel moeite. Zo werkt het ook in je organisatie. Houd er rekening mee dat innovators het niet erg vinden om tijd te besteden aan iets nieuws, maar denk er ook aan dat laggards liever bij het oude blijven. Door na te denken over elk type persoon, is de kans het grootst dat je echte verandering bewerkstelligt.

#3 Leren door te doen

Trainingen zijn noodzakelijk om kennis over te dragen, maar ben je ervan bewust dat het slechts 10% van het totaal is. Een noodzakelijke 10%, maar alsnog slechts 10%. De overige 90% leren mensen door mee te kijken met een expert (20%) en het zelf te doen (70%). Met een e-learning help je mensen om aan de slag te gaan, met het zelf doen draag je de echte kennis over.

Wil je voorkomen dat de lessen uit jouw pilots in de archiefkast belanden? Wij denken graag met je mee. Neem contact op met Thijs via thijs@hellonewday.nl of 06 – 28 85 22 97.